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Leitlinien zum Publizieren in HAWK.eDoc

Repositorium der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen

1. Ziele und inhaltliche Kriterien

HAWK.eDoc ist das institutionelle Repositorium der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen. HAWK.eDoc bietet allen Angehörigen der Hochschule die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur zeitnahen elektronischen Veröffentlichung und langfristigen Speicherung wissenschaftlicher Ergebnisse.

Die Veröffentlichung über unseren Publikationsserver bietet: 

  • schnelle weltweite Verfügbarkeit und Sichtbarkeit der Veröffentlichungen über
  • Bibliothekskataloge und Suchmaschinen
  • Langfristige Archivierung mit einer dauerhaft stabilen und zitierfähigen Internet-
  • Adresse (DOI)
  • kostenlose Veröffentlichung sowie kostenloser Zugriff auf wissenschaftliche Informationen für Wissenschaft und Forschung

Der technische Betrieb des Publikationsservers erfolgt durch die Hochschulbibliothek in Zusammenarbeit mit der Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes Göttingen (Reposis-Dienst).

2. Erklärung zu Open Access

Die HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst fördert den freien Austausch von Forschungsergebnissen (Open Access) und empfiehlt ihren Wissenschaftler*innen, ihre Publikationen in Open-Access-Journalen und auf Open-Access-Plattformen zu veröffentlichen bzw. auf frei zugänglichen Repositorien verfügbar zu machen.

3. Was kann veröffentlicht werden?

Wissenschaftler*innen, Studierende und andere Personen, deren Wirken in Zusammenhang mit der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst steht, können in einem akzeptierten Dateiformat vorliegende Publikationen in das Archiv einbringen. Eine Veränderung des Inhalts der Dokumente ist ausgeschlossen.

Folgende Arten elektronischer Dokumente werden gespeichert:

  • Publikationen von Mitarbeiter*innen der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst,
  • durch Mitarbeiter*innen der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte oder Zeitschriften (E-Journals),
  • Dokumente von Studierenden der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst wie Bachelor- und Masterarbeiten, wenn die Publikation auf ausdrückliche Empfehlung durch ein Mitglied des betreuenden Lehrkörpers erfolgt.
  • Publikationen und Publikationsreihen von mit der HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst assoziierten Einrichtungen und Personen, Dokumente, deren Veröffentlichung durch die jeweilige Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, wie Dissertationen und Habilitationsschriften,
  • Publikationen begleitend zu Veranstaltungen und Präsentationen, wie Audio- oder Video-Mitschnitte, und Präsentationsfolien.

4. Das elektronische Dokument

Es handelt sich um ein Werk oder eine relevante Quelle, das die genannten Kriterien erfüllt und zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt ist.

Das Dokument ist kein sich dynamisch veränderndes Dokument. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte Dokument als neue Version gespeichert. Bereits publizierte Dokumente werden nicht gelöscht oder verändert, es sei denn, es liegen schwerwiegende rechtliche Gründe vor.

Das elektronische Dokument basiert auf Text, Grafik, Audio- oder Videosequenzen oder sonstigen Daten. Es ist in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert und wird über Rechnernetze verbreitet. HAWK.eDoc unterstützt alle Dateiformate, empfiehlt jedoch die Nutzung offener Formate, die zur Langzeitarchivierung geeignet sind und über frei zugängliche Darstellungsprogramme angezeigt werden können (z. B. PDF/A, TeX, XML). Ergänzend kann auch das Originalformat des Dokuments archiviert werden.

Das Dokument muss frei sein von jeglichen technischen Schutzvorrichtungen und Verfahren des Digitalen Rechtemanagements (DRM). Formatmigrationen werden bei Bedarf vorgenommen, um z. B. die Langzeitverfügbarkeit zu gewährleisten. Formatmigrationen gelten nicht als Veränderung des Dokuments. Es gibt keine Layout-Vorgaben.

5. Wie kann veröffentlicht werden?

Es steht ein Formular zum Hochladen des/der Dokument/e und der zugehörigen Metadaten zur Verfügung. Nach Absprache sind auch weitere Übermittlungsformen möglich. Die Dokumente werden durch die Hochschulbibliothek geprüft und nach Eingang der Einwilligung der Veröffentlichung freigeschaltet und damit veröffentlicht.

6. Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Autor*innen übertragen der Hochschulbibliothek ein einfaches und unbefristetes Nutzungsrecht. Die Urheberrechte der Autor*innen bleiben gewahrt. Eine Publikation in HAWK.eDoc steht einer weiteren Veröffentlichung (z.B. in Fachzeitschriften oder auf anderen Servern) nicht entgegen. Umgekehrt werden auch Zweitveröffentlichungen akzeptiert, sofern rechtliche oder vertragliche Regelungen dies zulassen.

Die Rechteübertragung bedarf grundsätzlich der Schriftform:

Bitte beachten Sie unsere Vertragsbedingungen.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autor*innen.

Die Autor*innen entscheiden, ob und unter welcher CC-Lizenz ihr Dokument veröffentlicht wird. Die Hochschulbibliothek empfiehlt die Anwendung der Creative Commons-Lizenz CC-BY.

Die Hochschulbibliothek behält sich das Recht vor, den öffentlichen Zugriff auf eine Publikation zu sperren, sofern konkrete Anhaltspunkte für eine Rechtsverletzung bestehen. Die Hochschulbibliothek haftet nicht für aus der Verletzung von Urheber- und Verwertungsrechten resultierende Schäden, sofern kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden ihrerseits vorliegt. Die Autor*innen versichern, in Zweifelsfällen oder bei Entstehen vermeintlicher oder tatsächlicher Rechtsverletzungen die Hochschulbibliothek hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

7. Sonstiges

  • Die elektronische Veröffentlichung von Publikationen ist für die mit der betreibenden Einrichtung verbundenen Wissenschaftler*innen kostenfrei.
  • Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten, wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate, werden von den Mitarbeiter*innen der Hochschulbibliothek nach Absprache unterstützt und durchgeführt.
  • Die Hochschulbibliothek bietet Beratung und Unterstützung bei allen Fragen zum Publizieren auf HAWK.eDoc an. Sie vergibt dauerhafte persistente und zitierfähige Identifier (DOI), um die Dokumente langfristig zugänglich und auffindbar zu machen. Sie übernimmt sowohl die formale als auch die inhaltliche Erschließung der Dokumente (mittels Dewey-Klassifikation) sowie die Prüfung und Pflege der Metadaten. Zusätzliche Schlagwörter können von den Autor*innen selbst vergeben werden.
  • Die Metadaten der Dokumente und deren Link zum Volltext werden im Katalog der Hochschulbibliothek und in anderen Katalogen öffentlich-rechtlicher Einrichtungen nachgewiesen. Im Rahmen der gesetzlich geregelten Pflichtabgabe von Netzpublikationen erfolgt die Weitergabe der Metadaten sowie der elektronischen Dokumente an die Deutsche Nationalbibliothek.
  • Die Hochschulbibliothek garantiert für elektronische Publikationen einen Archivierungszeitraum von mindestens fünf Jahren. Für Dokumente, die der gesetzlich geregelten Pflichtabgabe unterliegen, werden die Anforderungen an eine Langzeitarchivierung durch Ablieferung an die Deutsche Nationalbibliothek erfüllt.

Ansprechpartnerin für alle den Publikationsserver betreffenden Fragen ist die Hochschulbibliothek:
Kontakt: openaccess.bib@hawk.de